Gelangensbestätigung

„Gelangensbestätigung“ ab 01.01.2014 für Lieferungen im EU-Ausland

Um den Umsatzsteuer-Betrug in der EU zu verhindern bzw. zu erschweren, schreiben die Finanzbehörden ab dem 01.01.2014 für jede Lieferung in das EU-Ausland den schriftlichen Nachweis vor, dass die Waren tatsächlich beim Empfänger angekommen und vereinnahmt wurden – die sogenannte Gelangensbestätigung
Damit die Gelangensbestätigung von den Finanzbehörden anerkannt wird, muss das Dokument folgende Angaben enthalten: Name und Anschrift des Abnehmers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Angabe von Ort und Monat des Erhalts der Lieferung und den Ort und Monat der erfolgten Beförderung, Ausstellungsdatum des Nachweisdokuments mit Unterschrift des Abnehmers. Dies gilt auch für die persönliche Abholung von Waren beim Lieferanten – nach Ankunft am Bestimmungsort muss dieGelangensbestätigung aus dem Ausland an das Lieferunternehmen zurück gesandt werden. 
Die „Gelangensbestätigung“ kann sowohl postalisch als auch elektronisch einzeln, als monatliche oder vierteljährliche Sammelbestätigung vom Abnehmer oder Beauftragten übermittelt werden. ACHTUNG: Gelangensbestätigungen die per Email im Unternehmen eingehen, müssen elektronisch archiviert werden um zweifelsfrei von der Finanzbehörde anerkannt zu werden. 
Liegt die Gelangensbestätigung nicht vor bzw. wird sie nicht anerkannt, kann die Finanzbehörde die Steuerfreiheit für Exporte aus Deutschland in die EU untersagen d.h. für diese Lieferungen wird die Umsatzsteuer nachträglich fällig.  Dies kann bei der nächsten Wirtschaftsprüfung eine teure „Überraschung“ werden. 
Um die gesetzlichen Anforderungen ab dem 01.01.2014 abzudecken und eventuelle Umsatzsteuer-Nachzahlungen zu vermeiden, haben wir gemeinsam mit unserem DMS-Partnerunternehmen, der Setronic GmbH, die nachstehenden Lösungsalternativen für unsere Kunden ausgearbeitet:

Alternative 1: Einstiegslösung AlfaPlus Ergänzungsmodul

Mit dem AlfaPlus-Ergänzungsmodul „Erstellung der Gelangensbestätigung“ bietet Ihnen die SWP-irma Software Partner GmbH eine schnelle, pragmatische und kostengünstige Einstiegslösung zur Abdeckung der gesetzlichen Anforderungen an. Die Erstellung erfolgt unter Beachtung der o.g. Vorgaben parallel zum Lieferschein oder im Lieferschein; die anschließende Rücksendung des unterzeichneten Dokuments muss manuell geprüft und verwaltet werden.

AlfaPlus-Ergänzungsmodul „Erstellung der Gelangensbestätigung“      € 1.200,-- *

* Anmerkungen: Inklusiv Online-Installation und Einrichtung; Voraussetzung AlfaPlus Release 3.60; Die elektronische Archivierung der eingehenden Emails muss kundenseitig sichergestellt werden.                  
zzgl. Software-Service-Gebühren 1.5%/Monat

Alternative 2: Professionelles Dokumenten Management System DMSOne

Elektronische, rechtssichere Archivierung komplexer Dokumentenmengen sowie aller in AlfaPlus erstellten Dokumente; Elektronische, rechtssichere Archivierung aller via Outlook- oder Tobit gesendeten Emails bzw. elektronischer FAX-Mitteilungen; automatische Verwaltung der offenen „Gelangensbestätigungen“ bzw. der zurück gesendeten Gelangensbestätigungen;  individuelle Verschlagwortung und umfangreiche Recherche-Möglichkeiten; Workflows für viele Geschäftsprozesse, Aufbau „Digitaler Mappen“ für komplexe Projekte etc.;  optional CRM-Funktionen inklusiv Terminierung von Wiedervorlagen, Erstellung und Versand von Serienbriefen (MS-WORD oder Email) etc. 

Inkl. Einstiegslösung AlfaPlus-Ergänzungsmodul „Erstellung der Gelangensbestätigung“  

Professionelles Dokumenten Management System DMSOne                € 6.500,-- *

Inklusiv 1 Tag Installation, Einrichtung und Schulung der „Digitalen Mappe Gelangensbestätigung“ vor Ort kurzfristig nach Bestelleingang;  weitere Organisationsberatungen und Schulungstermine im Anschluss gemäß den aktuellen Dienstleistungskonditionen der SWP-irma Software Partner GmbH Voraussetzung AlfaPlus Release 3.60                                          
* zzgl. Software-Service-Gebühren 1.5%/Monat

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